재외국민교육정보 교육국
12년 전 과정 해외 이수자(이하 12년 특례) 전형을 생각하는 지원자는 9월 후기 전형을 우선하여 생각할 것이다. 지원을 준비하면서 어떤 서류들을 어떤 형태로 제출 해야 하는지 꼼꼼히 살펴볼 필요가 있다. 기본적인 서류들은 비슷 하지만, 대학마다 약간의 차이가 있으므로 각 대학별 요강을 잘 살펴볼 필요가 있다.
본 기사는 2024학년도 9월 입학을 위한 재외국민전형을 준비하는 지원자라면 꼭 알아야 하는 12년특례 준비서류를 정리해 보았다. 준비서류들 중 영사확인을 받아야 하는 서류는 무엇인지, 출입국사실증명서, 가족관계증명서, 재외국민등록등본 등 막상 준비하려면 요강의 내용으로 잘 이해가 가지 않는 경우가 많다. 특히, 입시를 여러차례 경험하는 것이 아니다보니 서류를 준비하면서 불안할 수 밖에 없는것이 현실이다. 지원자들의 불안한 마음을 조금이나마 덜어주기 위하여 12년특례 지원서류를 정리해 보았다.
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12년 특례 지원을 위한 대학별 공통 서류 목록을 살펴보면 다음과 같다. 아래의 목록은 연세대 요강의 기준이며, 대부분 비슷한 서류를 요구하나 해당 서류의 명칭은 대학마다 조금씩 다를 수 있기 때문에 대학 요강을 반드시 확인하길 바란다.
- 입학원서(온라인 입력)
- 수학기간 기록표(온라인 입력)
- 해외학교 관련사항 기록표(온라인 입력)
- 학력조회 동의서 및 학력조회의뢰서(온라인 입력)
- 초, 중, 고 재학 및 성적 증명서(온라인 PDF 업로드, 공증)
- 고등학교 졸업(예정)증명서(온라인 PDF 업로드, 공증)
- 학사일정표, 스쿨칼렌더(온라인 PDF 업로드)
- 가족관계증명서- 지원자(온라인 PDF 업로드)
- 출입국사실증명서 - 지원자(온라인 PDF 업로드)
- 여권 사본 - 지원자(온라인 PDF 업로드)
- 재외국민등록등본(대부분 대학 받지 않음)
- 사실증명발급신청위임장(온라인 PDF 업로드)
- 사유서(온라인 PDF 업로드)
- 활동보고서 / 학교생활보충자료 / 우수성 입증자료(온라인 PDF 업로드)
위 서류들은 12년 특례 지원자의 경우 대부분의 대학이 필수로 요구하는 서류이기 때문에 반드시 준비해야 하는 서류라 할 수 있다. 각각의 항목에 대한 자세한 내용을 살펴보자.
1. 입학원서
9월 후기 대학의 경우, 입학원서의 경우 대부분의 대학이 온라인 접수를 마치면 자동으로 완성되는 서류이다. 별도의 출력을 해서 제출할 필요가 없지만 일부 대학들의 경우 PDF 업로드를 요구하는 대학이 있으므로 제출 요령을 대학별 요강을 확인할 필요가 있다.
또한, 원서접수 시 업로드한 증명사진이 입학원서에 사용되는데, 증명사진의 경우 특별히 규정이 있지 않지만, 최근 6개월 이내 촬영한 것을 사용해야 한다는 점은 명심해야 한다.
온라인 입력 후, 별도로 제출할 필요가 없는 대학과 제출을 해야 하는 대학, 그리고 대학 양식을 다운받아 작성한 후, 우편 또는 온라인으로 제출하는 대학 등 제출 방식이 대학마다 상이하기 때문에 반드시 요강을 확인하여 그에 맞는 형식으로 제출해야 한다.
2. 수학기간 기록표
대학에 따라 지원 자격 심사신청서, 서류심사 지원서, 국외학교 조사표 등 명칭이 제각각이지만 초, 중, 고등학교 재학했던 학교의 정보와 이수 학기 등을 기록하는 서류라 보면 된다.
재학했던 학교의 상황을 파악하기 위한 서류로, 총 23학기 이상 이수했는지, 학기 중 한국 체류가 있었는지, 코로나 등으로 인해 온라인 수업했는지 등의 학적 기록에 관한 정보를 입력하는 서류라 할 수 있다. 이 서류 역시 온라인으로 입력하는 대학과 대학 자체의 서류를 다운받아 직접 입력하는 대학으로 나누어진다. 9월 후기 대학들의 경우 온라인으로 입력하는 대학들이 대부분이라 보면 된다.
12년 전과정 해외이수의 자격을 심사하기 위하여 매우 중요하게 생각하는 서류 중 하나이기 때문에 정확히 입력할 필요가 있다. 특히, 방학과 학기의 날짜를 입력해야 하는데, 이는 재학증명서와 스쿨 칼렌더를 참고하여 학교의 학적 기록을 정확히 입력해야 한다는 점 잊지 말자.
3. 해외학교 관련사항 기록표
재학했던 외국학교의 이름, 주소, 연락처, 홈페이지, 전화번호 등의 사항을 입력하며 추가로 학제(12 학년제 인지 13 학년제 인지), 한학년 학기(2학기, 3학기, 4학기 등), 학기 시작일 및 종료일, 방학 시작일 및 종료일 등을 입력한다.
대학 입학처에서는 이 정보를 통하여 지원자격에 대한 심사를 하기 때문에 학기 시작일과 종료일을 정확히 입력해야 하며, 학기 중 2주이상 한국에 체류한 경우가 있다면 해당 사유서를 대학별 홈페이지에서 다운받아 작성해야 한다.
4. 학력조회동의서 및 의뢰서
재학했던 외국학교에 실지로 지원자가 다녔는지 확인하기 위하여 재학했던 학교에 공문을 보내어 확인하게 되는데, 이때 보내는 공문을 학력 조회 동의서라고 한다. 외국학교에 보내는 공문이기 때문에 영어로 작성되어 있으며 지원자의 서명이 포함되어야 한다.
얼마전까지만 해도 학력조회 동의서의 경우 대학의 양식을 홈페이지에서 내려받아 직접 작성하였는데, 2023학년도 기준, 일부 학교는 온라인 입력을 마치면 자동으로 학력조회동의서가 작성되므로 제출하지 않아도 되지만 많은 학교가 여전히 학교 양식을 홈페이지에서 다운받아 작성하도록 되어 있다.
학력조회동의서의 경우 국외에서 재학했던 학교마다 하나씩 작성해야 한다. 즉, 국외에서 3곳의 학교를 다녔다면 3장의 학력조회동의서가 필요하다고 할 수 있다. 단, 교육부 인가 재외한국국제학교의 경우, 학력조회 동의서가 필요치 않다.
5. 초, 중, 고 재학 및 성적증명서
영사 확인 또는 아포스티유 확인이 필요한 서류이며 한국에서 재학했던 기록을 포함한 초등학교 1학년부터 고등학교 졸업까지의 모든 서류를 제출해야 한다. 특히, 재학증명서의 경우 학교 재학 기간의 년, 월, 일이 정확히 명시되어 있어야 한다는 점 꼭 유의해야 한다.
다음과 같이 재학 기간이 표시되어 있다면, 학교에 요청하여 재학 기간의 날짜가 정확히 표시된 재학증명서를 받아야 한다. 또한, 교육부 인가 재외 한국 학교의 경우 학교 생활기록부로 대체할 수 있으며, 재외 한학의 경우 영사 확인을 받을 필요가 없다.
재학증명서에 재학 기간이 잘못 표시된 예시
- Grade 3 ~ Grade 6로 학년으로 표시된 경우
- School Year 2017/2018 ~ 2020/2021와 같이 표시된 경우
- Sept. 2020 ~ May 2022와 같이 날짜없이 년, 월만 표시된 경우
6. 고등학교 졸업(예정)증명서
영사 확인 또는 아포스티유 확인이 필요한 서류이며 고등학교 졸업(졸업 예정) 날짜가 정확히 명시되어 있어야 한다. 일부 국제학교의 경우 11학년에 고등학교 졸업장을 발행해 주는 경우도 있는데, 이 경우 11학년 고등학교 졸업장을 인정해 주기 때문에 그대로 제출해도 무방하다. 11학년에 고등학교를 졸업하는 경우, 12학년 시니어 과정(A-Level 프로그램, Honors 프로그램 등)으로 부족한 학기를 채운다면 자격에 문제가 없다.
입학처 담당자들은 서류에 대한 규정을 가지고 검토하기 때문에, 졸업(예정)증명서의 경우 정확히 졸업(또는 졸업할 예정)이라는 문구와 년, 월, 일이 포함된 날짜가 정확히 들어가는 서류를 요구한다.
7. 학사일정표(스쿨칼렌더)
학사 일정표를 제출하는 가장 큰 이유는 지원자가 학기 중에 한국에 체류한 기간이 얼마인지 확인하기 위함이다. 재학 기간에, 방학이 아닌 학기 중에 한국에 체류한 사실이 2주 이상(대부분의 대학이 2주 이상, 일부 대학 30일)일 경우 체류 이유에 관한 사유서를 제출해야 한다. 이 부분은 자격에 관하여 대학 입학처에서 민감하게 생각하는 부분이기 때문에 재학했던 모든 학년의 학년별 학기 시작일과 학기 종료일이 명시되어 있는 스쿨칼렌더를 제출해야 한다.
간혹, 최근 스쿨칼렌더는 준비가 되는데 오래전 스쿨칼렌더가 준비되지 않는 경우에는 재학증명서에 재학했던 학년의 학기 시작일과 종료일을 명시해서 제출하거나 재학했던 학년의 학기 시작일과 종료일의 정보가 있는 서류를 발급해서 제출하는 것도 하나의 방법이라 할 수 있다.
8. 가족관계증명서
가족관계증명서의 경우, 지원자 본인 기준으로 발행한 서류를 받는 대학이 있는가 하면, 부 또는 모 이름으로 발행한 서류를 제출받는 대학이 있다. 따라서, 지원자와 부 또는 모의 가족관계증명서를 다 떼서 준비하는 것도 대처 방법이라 할 수 있다. 12년 전과정 해외 이수자 9월 후기 입시를 시행하는 대학의 경우 가족관계증명서는 연세대만 요구하고 있다. (2024년 3월입학 요강 기준)
9 ~ 12. 출입국사실증명서, 여권사본, 재외국민등록등본, 사실증명발급신청위임장
이 서류들은 현지 대사관 또는 지원자의 공인인증서가 있는 경우 온라인으로 발급할 수 있는 공문서들이다. 대체로 접수 전 3개월 이내 발급할 것을 요구하고 있다. 단, 출입국사실증명서의 경우 대체로 지원 날짜로부터 한달 정도 이내에 발행한 것을 받는 대학들이 많으니 대학별 요강을 확인할 필요가 있다. 출입국 사실 증명서의 경우 출생일부터 발급한 서류를 요구하는 대학과 그렇지 않은 대학으로 나눠지기 때문에 출생일부터 발급 받는것을 추천한다.
또한, 출입국사실증명의 경우 여권 번호를 기준으로 발급하고 있으므로 중간에 여권을 갱신 했거나 재발급 기록이 있는 경우 여권발급기록 증명서와 함께 제출해야 한다.
사실증명발급신청위임장의 경우 대학별 양식이 있으므로 입학처 홈페이지에서 다운받아 작성해야 하며, 서명 후 제출해야 한다.
13. 사유서
사유서는 학기 누락, 학기 중복, 월반, 휴학, 조기졸업, 학기 중 국내 체류 등의 사유가 발생할 경우 해당 사유의 증빙서류와 함께 제출하는 서류이다. 사유서 양식은 대학별 양식이 있기 때문에 지원대학의 입학처 홈페이지에서 다운받아서 작성하면 된다. 많은 사유 중 하나는, 한국에서 해외로 학교를 옮기면서 학기 누락이 발생하게 되는데, 이처럼 학제 차이로 발생하는 학기 누락 또는 학기 중복의 경우는 사유서는 제출하되 별도의 증빙서류는 제출하지 않아도 된다.
또 다른 사유로 학기 중 국내 체류를 꼽을 수 있는데, 학기 중 한국 체류의 기간이 2주(일부 대학은 30일) 이상이 될 경우 사유서를 제출해야 한다. 코로나로 한국 체류를 하면서 온라인으로 수업을 들었을 경우도 사유서를 제출해야 하는데, 이 경우 학교 측으로부터 온라인 수업을 진행했다는 확인서를 받아 사유서 제출 시 증빙서류로 함께 제출해야 한다.
14. 활동보고서 / 학교생활보충자료 / 우수성 입증자료
교과 성적 이외에 학교 활동을 평가할 수 있는 서류이기 때문에 학교생활에 관한 교과 및 비교과 보충 서류들을 전공 적합성에 맞추어 신중히 준비해야 할 필요가 있다. 대학에 따라 5개, 10개, 15개의 목록을 제출(연대의 경우 공인 성적, 교내수상, 교내동아리, 봉사로 나누어짐) 할 수 있으며 대학에 따라 교내활동만 인정하는 대학, 교내외 활동 모두 인정하는 대학, 고등학교 졸업 이후 서류를 인정하지 않는 대학 등 서류제출의 차이가 있으므로 지원대학의 요강을 확인하여 준비하여야 한다.
대부분 대학은 각 항목에 대한 설명을 30자~50자 정도만 입력하게 되어 있지만, 서강대의 경우 300자(2024학년도 3월 입학 기준) 등 자세히 설명할 수 있도록 하고 있는데, 항목당 300자는 총 10개 항목의 경우 3,000자에 해당하므로 자기소개서를 대치할 만한 서류라고 할 수 있다.
제출 서류로는 공인어학성적, 표준화학력자료등의 공인성적과 동아리, 봉사, 리더십, 수상등의 교내외 활동(일부대학은 교내활동만 인정)등이 이에 해당된다.
연세대, 고려대등의 대학들은 교내 활동 위주로 서류를 받는 대표적인 대학이다. 따라서, 연세대와 고려대 입학을 준비하는 학생들의 경우 교내활동 위주의 서류를 준비하는 것이 하나의 방법이라 할 수 있다.
2024학년도부터 대학의 핵심 서류 중 하나인 자기소개서가 폐지되고(카이스트 제외) 12년 특례 지원자의 경우 서울대를 제외하면 면접마저 없기 때문에 지원자의 우수성을 나타낼 수단이 줄어들고 있다. 따라서, 대학별 활동 보고서 등의 서류에서 자신의 교과 및 비교과의 역량과 리더십, 글로벌역량, 학문 간 융합적 사고, 전공 적합성을 잘 나타낼 수 있도록 목록을 잘 짜는 것이 서류전형 입시 전략에 있어 중요한 부분이라 하겠다.
또한, 학교에서 발급하는 증빙 서류에 지원자의 개인적인 의견이 포함되지 않는 범위 내에서 어떤 활동인지, 무엇을 연구했는지, 배운 내용이 어떤것 인지에 대한 간략한 형식의 설명을 포함 하도록 입시 전문가는 이야기 하고 있다.
12년 특례 학생들의 후기는 3월 초 부터 서류를 준비하기 때문에, 11월이나 12월부터 서류준비를 시작 해야 할 것이다. 자격 심사를 위해서 어떻게 사유서를 써야 하는지, 사유서 증빙을 어떤식으로 준비해야 하는지, 그리고 우리 아이의 전공적합성을 표현 하기 위하여 어떤 서류들을 학교에 요청해야 하는지를 꼼꼼히 따져 준비해야 하며 이를 위하여 입시 전문가의 조언을 반드시 참고하여 정확한 서류 준비를 해야 할 것이다.
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자료제공: ACSA 입시컨설팅(ACSA 입학상담 신청 바로가기)
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